Déléguez efficacement pour plus de sérénité

Depuis quelque temps, votre business a pris de l’ampleur. C’est une excellente nouvelle, mais vous vous sentez de plus en plus débordé et vous avez du mal à vous concentrer sur votre zone de génie. C’est normal. Vous êtes maintenant à une étape cruciale de votre activité et il va falloir apprendre à déléguer pour continuer de vous développer de manière optimale. S’entourer de nouveaux talents est un passage obligé lorsqu’une entreprise grandit. L’externalisation permet en effet un gain de temps, d’argent et de sérénité. Des avantages non négligeables pour tout créateur d’entreprise. Mais comment déléguer efficacement à un prestataire ? Je vous donne des clés pour organiser la délégation de manière optimale, choisir le bon collaborateur et développer une relation durable avec lui.

Dépasser ses barrières limitantes

De nombreux entrepreneurs connaissent une croissance exponentielle de leur activité, mais finissent par se saboter parce qu’ils n’arrivent pas à (bien) déléguer. Peur de perdre du temps, manque de confiance envers leurs potentiels prestataires, peur de perdre le contrôle ou tout simplement peur des responsabilités que tout cela implique… Ces barrières représentent un frein à la délégation. Le risque ? Continuer à tout assumer ou presque et finir par frôler le burnout. Si vous sentez que c’est le bon moment pour déléguer et que vous êtes touché par ces craintes, il va falloir travailler sur vous, oser faire confiance et accepter que d’autres personnes que vous soient tout à fait capables de réaliser certaines de vos tâches. Vous devez apprendre à manager, à briefer et débriefer clairement. Ce travail est indispensable pour déléguer sereinement sans vous épuiser. Si nécessaire, vous pouvez aussi vous faire accompagner pour travailler votre mindset d’entrepreneur et votre leadership pour vous aider à assumer, incarner le rôle de chef d’entreprise.

Analyser les tâches à déléguer

La délégation demande réflexion et exige de faire des choix. Certains pans de votre activité ne pourront être gérés que par vous. D’autres en revanche peuvent être confiées à un collaborateur. Je pense notamment à des actions répétitives ou chronophages ou encore celles pour lesquelles vous n’avez aucune expertise. Par exemple, lorsque vous souhaitez refaire votre site internet ou bien développer votre présence sur les réseaux sociaux ou encore vous débarrasser d’une partie de la gestion administrative. Prenez le temps d’analyser les différentes facettes de votre entreprise pour que votre délégation soit efficace dans le temps.

4 bonnes pratiques pour déléguer efficacement à un prestataire

Vous devez absolument structurer votre démarche pour bien déléguer une tâche et trouver la bonne personne qui vous accompagnera dans cette mission. Voici quelques conseils.

1- Définir un cahier des charges précis

Vos résultats dépendent en partie des futures actions engagées avec ce prestataire. L’approximation et les attentes vagues pourraient vous coûter cher. Que l’action à déléguer soit récurrente ou ponctuelle, vous devez définir vos attentes et les rendre les plus claires possible. Pour ce faire, vous allez tout simplement créer un cahier des charges ou un brief détaillé en fonction de la nature de la prestation : contexte, objectifs (SMART), spécifications, ressources et outils, délais, budget.

2- Trouver le bon profil de collaborateur

Pré-sélectionner des prestataires

Vous n’aurez certainement pas de difficulté à trouver un prestataire de service à qui déléguer votre projet. En revanche, le challenge sera de dégoter la perle rare : une personne compétente, motivée et qui comprend vos besoins. Alors, comment faire ? 

La preuve sociale permet de mettre en avant les talents qu’on ne connaît pas encore. Vous pouvez tout d’abord parler de vos besoins dans votre réseau professionnel. Peut-être qu’un de vos contacts aura déjà travaillé avec un prestataire dont il veut recommander les services ou du moins vous orienter vers le profil d’une personne dont ils ont eu de bons échos. 

Vous pouvez également diffuser une annonce sur des sites tels que Codeur.com ou encore Malt. Ces plateformes rassemblent de nombreux professionnels que vous pourrez contacter pour différentes missions. Le problème dans ce cas précis, c’est que vous ne connaissez pas ces personnes. Vous avez alors la possibilité de vérifier les avis laissés par leurs précédents clients ou bien de regarder leur profil Linkedin qui regorge souvent d’informations pertinentes sur les compétences. 

Et ensuite ? 

Rien ne vaut le contact, le vrai. Au-delà des différents devis que vous recevrez et de l’aspect tarif, la qualité de votre collaboration dépendra aussi de la personnalité et de l’implication de votre futur prestataire dans ses missions. Proposez un rendez-vous (en visio ou en présentiel) avant de recruter pour faire connaissance, parler de votre projet, observer son professionnalisme ou sa capacité à vous rassurer, vous donner confiance. 

Parfois le feeling ne passe pas vraiment. Sur une prestation ponctuelle, cela n’a pas trop d’incidence, dès lors que le travail est bien fait. Mais si vous recherchez une collaboration à long terme, il est préférable de vous entourer de personnes qui partagent les mêmes valeurs, etc. 

3- Accompagner votre partenaire dans sa mission

Apprenez à déléguer en toute sérénité la gestion de certaines tâches en accompagnant efficacement votre nouveau partenaire. L’idée n’est pas d’être derrière lui à longueur de journée (sinon, on s’éloigne de l’objectif premier de votre démarche), mais plutôt de garder du contact, de faire des points d’avancement régulièrement et de lui apporter toutes les informations dont il a besoin pour travailler efficacement dans des délais convenables. En d’autres termes : créer un climat favorable aux échanges. Si sa mission nécessite une petite formation préalable à vos outils ou process, prenez ce temps également. Soyez à l’écoute de ses retours et laissez-le prendre des initiatives s’il le souhaite. Savoir qu’il a toute votre confiance l’aidera à maintenir une motivation optimale tout au long de la mission.

4- Faire un bilan et donner un feedback

Comme tout collaborateur interne, votre prestataire a besoin de votre feedback après la livraison. S’il a atteint les objectifs que vous lui aviez fixés et que vous êtes content de son travail : dites-le-lui très simplement. Un compliment fait toujours plaisir et permet d’instaurer une relation bienveillante. Cela rassure votre partenaire, lui donne confiance et lui permet de juger la qualité de son travail. De même, si le résultat n’est pas à la hauteur de vos attentes ou mitigé, prenez le temps de faire un point. Un retour constructif, lui permettra de prendre conscience des zones d’ombres et de mettre des actions correctrices en place. Profitez-en pour faire un bilan et voir si vous pouvez améliorer vos processus, briefs, cahiers des charges pour que les prochaines collaborations se passent encore mieux.

Définir des process pour les tâches répétitives dont vous avez les compétences

Vous pouvez déléguer une tâche dans un domaine que vous ne maîtrisez pas. Mais vous avez également la possibilité de confier une mission à un prestataire externe afin de vous dégager plus de temps pour développer votre activité. Un exemple très simple peut correspondre à la délégation de tâches spécifiques liées à votre métier, mais dont vous souhaitez vous débarrasser. Dans ce cas, il est préférable de mettre en place des processus, c’est-à-dire une liste des étapes nécessaires à la bonne réalisation de la mission. 

L’avantage est que tout le monde y est gagnant. Votre partenaire externe est autonome. Il sait exactement ce que vous attendez et ce qu’il doit faire pour atteindre son objectif. De votre côté, vous possédez un document qui pourra être utilisé par n’importe quel futur prestataire en cas de remplacement temporaire ou définitif de votre intervenant actuel.

Manager vos prestataires 

Lorsqu’on s’engage avec des prestataires, notamment sur une collaboration à long terme, on ne délègue pas en pensant que c’est tout cuit derrière. Il faut créer une bonne relation avec eux pour que ça se passe bien et qu’on soit satisfait. 

Un suivi d’équipe freelance

Comme je le disais plus haut, une bonne communication entre vous et votre équipe est la base de tout. Il y a de nombreux moyens de garder le contact : Slack, WhatsApp, téléphone, email, Zoom, Google Meet, etc. À vous de choisir le ou les canaux les plus efficaces pour vous. Personnellement, je procède ainsi : 

• Whatsapp pour régler des sujets urgents et adresser les questions rapides ;
• Zoom pour un point hebdomadaire en visioconférence de 30 minutes chaque semaine avec chaque membre de mon équipe ou des points récurrents sur des prestations déjà signées pour servir au mieux le client (lorsqu’on travaille en mode agence) ;
• emails pour les livraisons et autres sujets en cours ;

C’est efficace, simple et tout le monde y trouve son compte.

Un contrôle maîtrisé

La confiance n’exclut pas le contrôle. Cela dit, vous ne devez pas tomber dans l’excès qui finirait par vous faire perdre votre temps et démotiver le ou les membres de votre équipe de freelances. La supervision doit être soutenue au début puis diminuer avec le temps à mesure que vos collaborateurs gagnent en autonomie sur les missions. Et bien sûr, assurez-vous au moment opportun que les objectifs ont bien été atteints.

Une vision partagée

Manager une équipe de prestataires revient à assurer le management d’une équipe de collaborateurs en interne. À la différence que ce qui les lie à vous est un contrat commercial et non un contrat d’embauche. Votre défi pour leur donner envie d’évoluer avec vous le plus longtemps possible est donc plus important encore. S’ils ne comprennent pas votre vision, votre pourquoi, vos objectifs à l’échelle de l’entreprise, ils n’arriveront pas à donner un sens à leurs actions et finiront peut-être par se désengager. Il faut que ce soit clair dans leur esprit dès le début de votre collaboration, mais vous devez penser à leur rappeler régulièrement. Cela peut prendre la forme d’une réunion visio 1 à 2 fois par an pour présenter votre stratégie commerciale, vos objectifs, expliquer certains changements, parler des gros projets à venir, entretenir la cohésion d’équipe et remotiver les troupes.

Comment déléguer efficacement à un prestataire ? Vous avez maintenant des clés concrètes pour assurer la délégation de vos tâches à un nouveau collaborateur. Apprendre à faire confiance est parfois difficile, mais je vous assure que c’est la meilleure action que vous pouvez entreprendre pour permettre à votre business de grandir sans y perdre la santé.