Quels outils de gestion privilégier pour ses finances en tant qu’entrepreneur ?

Vous êtes entrepreneur ou en phase de création d’entreprise et vous vous demandez quels outils utiliser pour gérer vos finances professionnelles ? Garder un œil sur vos revenus, votre trésorerie, votre rentabilité ou tout simplement vos clients les plus fidèles est tout simplement indispensable lorsque vous pilotez un business en ligne. Pour accéder à toutes ces informations facilement et pouvoir les exploiter, des outils de gestion financière existent. Aujourd’hui, je vous propose de vous partager les 3 outils simples et efficaces qui me permettent de piloter mon entreprise au quotidien : un tableau de suivi de chiffre d’affaires, un tableau de suivi budgétaire et un logiciel de facturation. 

Tableau de suivi de chiffre d’affaires 

Pour suivre l’actualité de mon chiffre d’affaires ? J’utilise tout simplement un tableau Excel (ça fonctionne également avec Google Sheet) dans lequel je répertorie toutes les ventes réalisées et les ressources financières de mon entreprise que ce soit en direct ou via la plateforme Learnybox. J’y ai ajouté un comparatif avec les années précédentes afin de pouvoir illustrer facilement l’évolution du CA depuis le début de mon activité.

Je vous ai également partagé un tableau de suivi de trésorerie. Cette courbe représente l’argent disponible après dépenses ou investissements et encaissements. Cela me permet entre autres de connaître les variations des flux monétaires sur les différents mois de l’année. Mais également d’avoir une vision claire de la santé financière de mon entreprise et de l’état de mes comptes en temps réel afin de réduire certaines dépenses si la situation l’exigeait.

Tableau de suivi budgétaire pour gérer ses finances

Ce type de tableau m’est très utile pour vérifier le nombre de ventes, y associer le temps qu’on y a passé (mon équipe et moi), contrôler que chaque mission est rentable et m’assurer que je gagne bien ma vie. Parce que ne nous mentons pas à nous-mêmes, le but de toute entreprise est de gagner de l’argent. Je vous partage ci-dessous un tableau de suivi de budget sur la mise en place d’un webinaire ainsi que le tableau de suivi de budget d’un projet client.

Outil de facturation 

Vous l’aurez compris, j’aime travailler avec Excel pour la simplicité de gestion de l’outil. Et vous pourriez tout à fait utiliser un modèle de facture Excel si vous êtes en démarrage d’activité. C’est ce que j’ai moi-même fait pendant près de 2 ans. Mais la facturation peut vite devenir une tâche chronophage qui vous empêche de vous concentrer sur votre zone de génie. C’est pourquoi je vous conseille de passer dès le début de votre activité par un logiciel de facturation.  

Les avantages d’un logiciel de facturation

Toutes les informations concernant la comptabilité sont centralisées au même endroit : devis, factures, factures d’acompte, factures en retard, factures acquittées, etc. Ce type de logiciel propose également des modèles de facture et de devis prêts à l’emploi (personnalisables) avec toutes les informations importantes à faire figurer sur de tels documents en fonction de votre statut. Autre avantage, vous avez la possibilité d’automatiser certaines étapes de la facturation : paiements, rappel, relances de facturation. 

Avec ce type d’outil, vous avez également une vision globale de toutes les propositions commerciales qui lorsqu’elles sont signées se transforment en chiffre d’affaires. C’est une excellente opportunité pour piloter le CA, évaluer la performance commerciale et aussi prendre les décisions stratégiques en fonction de ce qu’il s’est passé niveau commerce. 

Enfin, certains outils lorsqu’ils sont en ligne permettent la synchronisation du logiciel avec le compte bancaire professionnel. Vous pouvez ainsi gérer votre trésorerie plus simplement.

Comment choisir votre logiciel de facturation ?

ClicFacture, Axonaut, Henri, Zervant, Idylis, QuickBooks, le moins qu’on puisse dire, c’est que l’offre ne manque pas. Je vous ai cité les nombreux avantages d’un logiciel de facturation, mais tous les outils ne se valent pas. Alors, lequel choisir pour vous aider à piloter votre facturation de manière simple et efficace ? Plusieurs pistes de réflexion :

• Est-ce que l’outil vous permet de personnaliser vos documents ?
• Est-ce que vous pouvez envoyer vos documents directement via le logiciel ?
• Est-ce qu’il inclut le suivi des paiements et les relances automatiques des impayés ?
• Permet-il la synchronisation bancaire pour le suivi de votre trésorerie ?
• Est-ce que votre logiciel vous permet d’échanger facilement avec votre expert comptable ?

Les réponses à ces questions vous aideront à choisir votre outil en fonction des spécificités de chaque logiciel et de vos préférences/impératifs.

QuickBooks : logiciel de facturation en ligne

J’ai choisi de gérer la facturation et les opérations comptables de mon entreprise sur QuickBooks. C’est un logiciel de facturation en ligne, ce qui signifie que toutes les données sont hébergées sur les serveurs de l’outil. Très intuitif, il me permet de gérer toutes les tâches chronophages de manière automatisée. Le système de facturation est très simple. Bref, c’est un outil polyvalent qui m’assiste parfaitement bien dans mes tâches de comptabilité.

Vous souhaitez importer votre historique de facturation afin de centraliser toutes vos données ? C’est également possible. Il suffit de les importer au format Excel ou CSV dans l’outil.

Quickbooks propose plusieurs offres :

• Simple Start (pour indépendants et Entrepreneurs Individuels) à 10 € HT par mois ;
• Essentials (pour les indépendants et TPE) à 29 € HT par mois ;
• Plus (pour les TPE et PME) à 49 € par mois.

Chaque formule se présente sans engagement. Vous avez accès à un support client gratuit, une session de formation offerte ainsi qu’un accès gratuit à vos données pour votre expert comptable.

Que vous évoluiez sous le statut d’auto-entrepreneur ou que vous soyez dirigeant d’entreprise, apprendre à gérer vos finances est indispensable. Vous pouvez le constater, nul besoin de se compliquer la vie : 2 tableaux Excel et un logiciel de facturation. C’est simple, efficace et c’est tout ce que je recherche pour piloter mon business facilement. Certains professionnels se reposent même uniquement sur les fonctionnalités d’un outil tel que Quickbooks. 

Si les tableaux Excel sont assez faciles à mettre en place, il vous faudra certainement prendre un peu de temps pour vous faire la main sur l’outil de facturation (mais rien de bien compliqué, je vous rassure). Vous voulez en savoir plus sur les tableaux que je vous ai partagés ? Vous avez des questions concernant Quickbooks ? Je vous invite à me laisser un commentaire en bas de cet article (je réponds à tout le monde).